| Verbinding tussen ziel en zakelijkheid |
|
De afdeling P&O van de politie Utrecht had geen georganiseerd aanspreekpunt voor hun medewerkers. Zij wilden middels een Personeelsloket (digitaal en telefonisch) een eenduidig gezicht en vraagbaak naar de medewerkers en operationeel leidinggevenden vormen. In navolging van een reorganisatie met de invoering Frontoffice / Backoffice model middels centralisatie en grotendeels concentratie van alle P&O functionarissen, bestond er geen decentrale vraagbaakrol meer voor medewerkers. Als afsluiting van deze reorganisatie is een centrale vraagbaak ingericht voor medewerkers, het Personeelsloket, met als doelstelling één aanspreekpunt waar vragen eenduidig en op tijd beantwoord worden.
Werkwijze Als uitgangspunt werd genomen de wijze waarop gestalte gegeven kon worden aan de vraag naar de verbinding tussen de medewerkers en de politieorganisatie. Het gaat hier om “verbinding ziel en zakelijkheid”, om aandacht te besteden aan de spanning tussen afstand en nabijheid, zorg en verantwoordelijkheid, die kan ontstaan bij de nieuwe inrichting van de P&O organisatie. Bij zakelijkheid denken we aan eenduidigheid van de informatie, betrouwbaar, afspraken nakomen. Bij de ‘ziel’, denken we aan de toon die gezet wordt bij de verspreiding van informatie en de beantwoording van de vragen. Het maken van contact met de medewerkers van het korps. Bij de inrichting van het Personeelsloket moest rekening gehouden worden met het sociale aspect dat er is: politiemensen zijn ‘van mensen’ en hoe zit het met het sociale aspect dat bij HRM hoort? Is informatieaanbod en een vraagbaak via intranet, ‘de click’ en telefonische bereikbaarheid ‘de call’ voldoende om deze afstand te overbruggen of blijkt er vraag te zijn naar een dichtbij ‘face’? Wat is de rol van de leidinggevende daar in?
Geen blauwdruk We hebben niet een ontwerp van het loket gemaakt dat van te voren vastlag, maar hebben gaandeweg het proces de concrete inrichting van het loket gemaakt. Een grof beeld van het resultaat was uiteraard middels een projectplan beschreven. We hebben gekozen om niet via een blauwdruk te werken, maar denken en doen af te wisselen. Dit leidde niet tot een recht toe recht aan project, maar een proces dat regelmatig bijgesteld werd. Een belangrijke keuze in het project was dat we experimenteerden met een aantal pilot projecten. Deze pilots leverden een schat aan informatie op waardoor we de veranderingen beter konden sturen omdat de bottlenecks zichtbaar werden.
Resultaat Het resultaat is één afdeling P&O (Back Office en Front Office samen) met een eenduidige, heldere dienstverlening. We zien een aanspreekpunt voor de medewerkers met enthousiaste goed opgeleide mensen die, ondersteund door een nieuw ingericht intranet (Korpsnet), waarbij de informatie vooral vraag gestuurd op het net is gebracht, de medewerkers kunnen ondersteunen bij hun vragen op het gebied van HRM. We zien ook een intranet met up to date informatie dat ‘aan de achterkant’ werkt als stimulans voor een lerende organisatie, waarbij medewerkers op een eenvoudige manier op de hoogte blijven van veranderingen en vernieuwingen
|
